6 bonnes raisons de passer à SharePoint pour sa Gestion Electronique de Documents (GED)

6 bonnes raisons de passer à SharePoint pour sa Gestion Electronique de Documents (GED)

Lors de formations, j'ai remarqué que les utilisateurs aimaient certaines fonctionnalités de SharePoint. Ces nouvelles fonctionnalités, les ont confortés dans le choix de l'utilisation de cette plateforme. Voici quelques plus qu'apporte SharePoint dans la gestion de documents électronique :

  • On peut accéder aux données depuis n'importe quel terminal informatique : En effet, comme tout passe par des pages web, il est possible d'accéder aux données à partir d'une tablette, d'un smartphone, d'un Mac...
  • Le versionning de fichier : De manière très simple et très rapide, il est possible d'avoir un historique des modifications d'un fichier et qui à fait ces modifications.
  • Les alertes : une alerte est un courriel que vous recevez dans votre messagerie qui vous indique les modifications sur une page SharePoint ou sur un fichier. Ces alertes sont paramétrables à souhait. On peut les recevoir à chaque modification ou avoir un résumé des modifications par périodes.
  • La gestion de la securité : Les utilisateurs apprécient grandement cette fonctionnalité car ils ont la possibilité de donner l'accès aux données à qui ils veulent et comme ils le veulent.
  • Workflow ou flux de travail : Un workflow définit un circuit de validation et permet de suivre sa validation. Au lieu d'utiliser la bonne vieille version papier. Avec SharePoint, il est très facile d'effectuer un circuit de validation en quelques clics. Par exemple, pour valider ses vacances par son responsable.
  • La corbeille : Contrairement à un lecteur réseau, SharePoint offre une corbeille ce qui permet aux utilisateurs de garder leur autonomie en allant rechercher un document supprimé. Ils n'ont plus besoin de demander au service informatique une restauration de donnée.

Ce ne sont que quelques unes des fonctionnalités qu'offre SharePoint aux utilisateurs. Il y en a de nombreuses autres mais nous aurons le temps d'en reparler dans un autre article.

 

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20/09/2020

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Microsoft Office 365 contient de nombreux outils très utiles pour la collaboration mais vous êtes perdus dans tous ces logiciels à utiliser. C'est pour cette raison que j'ai créé des tutoriels, des ebooks et surtout un coaching individuel pour vous permettre d'être à l'aise sur Microsoft 365. Pour moi, l'important est de vous permettre de booster votre productivité.

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