Pourquoi utiliser des liens au lieu d’envoyer des fichiers par e-mail ?

Pourquoi utiliser des liens au lieu d’envoyer des fichiers par e-mail ?

Il n’existe pas de collaboration digitale sans utiliser de fichiers. Comment faites-vous pour communiquer des fichiers à des collaborateur, des partenaires, des prestataires ou des fournisseurs ? Si vous envoyez des fichiers en tant que pièce jointe, cela fonctionne ! Cependant, il y a quelques limites :

  • Si le fichier est mis à jour, il faut à nouveau envoyer le document
  • Cela prend de la place dans votre boîte aux lettres et de celle de vos destinataires à chaque envoi
  • Si le fichier doit être modifié par plusieurs personnes, très rapidement vous serez perdu pour retrouver la version finale

Il faut utiliser les liens !

Partager sous forme de liens est une fonctionnalité que l’on retrouve dans SharePoint, OneDrive et Teams. Grâce aux liens :

  • La dernière version du document est accessible donc pas besoin d’envoyer à nouveau le document
  • Comme c’est un lien qui est utilisé ça ne prend pas de place dans votre boîte aux lettres
  • Le suivi des modifications est simple car on utiliser une seule version du document, la dernière

Mais attention, il faut se poser les bonnes questions avant le partage :

  • Qui va consulter mon document ?
  • Peut-il transférer le lien à un concurrent ?
  • Le fichier sera-t-il modifiable ou en lecture ?
  • Combien de temps le fichier sera-t-il partagé ?
  • Faut-il ajouter un code secret ?

Une fois que la réponse à ces questions sera claire dans votre esprit, vous pourrez configurer le partage d’une bonne façon en toute sécurité !

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14/09/2020

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Microsoft Office 365 contient de nombreux outils très utiles pour la collaboration mais je me suis rendu compte que peu de personnes savent à quoi servent les logiciels et bien sûr... les utiliser. Ces pour cette raison que j'ai créé des tutoriels, des ebooks et surtout un coaching individuel pour vous permettre d'être à l'aise sur Microsoft 365.

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