Pourquoi utiliser SharePoint ?

Pourquoi utiliser SharePoint ?

C'est une question qui revient de plus en plus tant l'offre Office 365 est importante et complète. On se rend compte que plusieurs applications comme OneDrive et Microsoft Teams vont permettre de communiquer et de partager des fichiers. Alors pourquoi se lancer dans SharePoint ?

SharePoint permet de créer des sites intranet d'entreprise. Avec cette application vous pouvez partager en toute sécurité des fichiers tant dans l'entreprise qu'à l'extérieur. Vous avez donc la possibilité de mettre en disponibilité des fichiers en lecture pour certaines personnes et d'autres en modification pour une autres population. Comme les fichiers sont en ligne chez Microsoft, ils sont automatiquement sauvegardés. Donc aucune crainte à avoir en cas de PC HS !

Bien que les fichiers sont sur les serveurs Microsoft, il est possible de synchroniser certains fichiers d'une bibliothèque de documents. Cela facilitera la modification de document mais attention, il ne sera pas possible d'utiliser certaines fonctions documentaires. Il sera nécessaire de se connecter au site SharePoint pour les avoir.



Parmi les fonctionnalités que l'on retrouve dans SharePoint qui sont très utile, nous retrouvons la co-création en temps réel. Cela veut dire qu'il n'est plus nécessaire d'attendre qu'un collègue libère un fichier pour pouvoir le modifier mais cette fonctionnalité n'est utilisable qu'avec les documents Office.

Un des points forts de SharePoint est liés au fonctionnalité de gestion de documents. Vous pourrez, par exemple, informer automatiquement vos collaborateurs des modifications opérées sur un document. A chaque fois qu'il sera modifié, il recevoir une notification. Vous retrouver aussi la possibilité de classer les fichiers par métadonnées qui est plus approprié pour retrouver rapidement des fichiers, surtout pour les nouveaux.

 

Comme vous disposez d'un site intranet, vous pourrez personnaliser une page d'accueil en fonction des besoins de votre équipe. Vous disposez donc d'une page qui va vous permettre de communiquer et même de racontez des histoires en guise de newsletter. C'est parfait pour aiguiller les membres vers du contenu pertinent.



Ce qui est aussi pratique dans SharePoint Online, c'est la compatibilité avec Mac, Android, IOS. Il existe même une application sur les différents store pour pouvoir accéder plus facilement aux fichiers d'équipe.

Pour finir dans cette présentation des avantages de SharePoint, il y a OneDrive une application qui dépend de SharePoint. OneDrive permet à chaque utilisateur de disposer d'un espace de stockage de 1 To minimum avec la possibilité de partager des fichiers dans l'entreprise ou avec l'extérieur.



Alors dans quel cas, allez-vous mettre en place un site SharePoint ?

  • Vous avez besoin de concevoir un intranet collaboratif pour vos équipes
  • Vous avez besoin d'avoir un espace de gestion de documents permettant par exemple de faire de l'approbation de contenu, du versioning, de la gestion par métadonnées....
  • Une gestion de droits avancée c'est-à-dire autre chose que la lecture ou la modification
  • Surveiller les données sensibles

Pour une ou plusieurs de ces raisons, vous allez utiliser une site SharePoint !

 

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10/08/2020

Moncoach365
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Microsoft Office 365 contient de nombreux outils très utiles pour la collaboration mais je me suis rendu compte que peu de personnes savent à quoi servent les logiciels et bien sûr... les utiliser. Ces pour cette raison que j'ai créé des tutoriels, des ebooks et surtout un coaching individuel pour vous permettre d'être à l'aise sur Microsoft 365.

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